Verwerkersovereenkomst

1. Rollen en reikwijdte

Voor persoonsgegevens van de Klant die via de Service worden verwerkt, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Modou de verwerker. De Klant bepaalt waarom en hoe die persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder welke verbonden tools en acties je toestaat.

Modou is alleen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die nodig zijn voor de eigen bedrijfsvoering, zoals accountbeheer, facturering, wettelijke verplichtingen en beveiliging. Deze verwerking staat in het Privacybeleid.

2. Gedocumenteerde instructies

Modou verwerkt persoonsgegevens van de Klant alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant, waaronder de Servicevoorwaarden, deze overeenkomst en instructies die je via de Service geeft. Als een instructie volgens Modou in strijd lijkt met toepasselijke privacywetgeving, meldt Modou dat aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.

Modou mag persoonsgegevens van de Klant verwerken wanneer EU recht of recht van een lidstaat dat verplicht. In dat geval informeert Modou de Klant vóór de verwerking, tenzij de wet een melding verbiedt.

3. Vertrouwelijkheid

Modou zorgt dat mensen die persoonsgegevens van de Klant mogen verwerken gebonden zijn aan geheimhouding of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen. Toegang is beperkt tot mensen die de gegevens nodig hebben om de Service te leveren, beveiligen of ondersteunen.

4. Beveiliging

Modou neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van de Klant te beschermen. Daarbij houdt Modou rekening met de aard van de verwerking en de betrokken risico's.

• Versleuteling tijdens transport binnen de Service
• Toegangscontroles die gebruikers beperken tot data van hun eigen account
• Gecontroleerde omgang met autorisatietokens van verbonden tools
• Beveiligingscontroles en tijdige beveiligingspatches

5. Subverwerkers

De Klant geeft Modou algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die nodig zijn om de Service te leveren. Modou blijft verantwoordelijk voor de privacyverplichtingen van die subverwerkers.

Modou houdt de actuele lijst van dienstverleners bij in het Privacybeleid. Voordat Modou een subverwerker toevoegt of vervangt die persoonsgegevens van de Klant wezenlijk raakt, geeft Modou redelijk vooraf bericht via de Service, per email of op deze pagina. De Klant mag binnen die periode een redelijk privacybezwaar maken.

6. Hulp bij privacyverplichtingen

Met inachtneming van de aard van de verwerking biedt Modou redelijke hulp om de Klant te helpen reageren op verzoeken van mensen die hun privacyrechten uitoefenen. De Klant blijft verantwoordelijk voor het beantwoorden van die verzoeken.

Modou verstrekt ook redelijke informatie en hulp voor gegevensbeschermingseffectbeoordelingen van de Klant, voorafgaand overleg met toezichthouders en andere verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, voor zover de hulp betrekking heeft op de Service en wettelijk nodig is.

7. Datalekken

Wanneer Modou te weten komt dat er een datalek is met persoonsgegevens van de Klant, informeert Modou de Klant zonder onredelijke vertraging. Modou deelt de informatie die redelijkerwijs beschikbaar is, zodat de Klant aan eigen meldplichten kan voldoen.

8. Internationale doorgiften

Persoonsgegevens van de Klant worden opgeslagen in de EU waar dat in het Privacybeleid is beschreven. Sommige dienstverleners, waaronder AI aanbieders, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als voor een doorgifte een waarborg uit hoofdstuk V AVG nodig is, gebruikt Modou een passende rechtmatige doorgiftemethode.

9. Teruggave en verwijdering

Aan het einde van de Service kan de Klant zijn gegevens exporteren waar de Service die mogelijkheid biedt. Modou verwijdert persoonsgegevens van de Klant binnen 30 dagen na verwijdering of beëindiging van het account, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist.

Resterende kopieën in beveiligde back-ups worden afgeschermd en verwijderd volgens de normale back-upcyclus. Modou herstelt persoonsgegevens van de Klant niet uit een back-up, behalve wanneer dat nodig is voor herstel na een storing of voor een wettelijke verplichting.

10. Informatie en audits

Modou maakt informatie die redelijk nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen beschikbaar aan de Klant. Met redelijke schriftelijke aankondiging mag de Klant een audit uitvoeren of een onafhankelijke auditor aanwijzen, niet vaker dan eenmaal per periode van 12 maanden, tenzij een wezenlijk incident of toezichthouder iets anders vereist.

Audits vinden plaats tijdens normale kantooruren, veroorzaken geen onredelijke verstoring, beschermen de vertrouwelijke informatie van andere klanten en volgen de redelijke beveiligingseisen van Modou. De Klant draagt de kosten van een audit, behalve wanneer de audit een wezenlijke schending door Modou van deze overeenkomst aantoont.

11. Looptijd en voorrang

Deze overeenkomst begint wanneer de Klant de Service gebruikt en blijft gelden zolang Modou persoonsgegevens van de Klant verwerkt. Als deze overeenkomst voor gegevensverwerking botst met de Servicevoorwaarden, heeft deze overeenkomst voor dat onderwerp voorrang.

Deze overeenkomst vermindert niet de verantwoordelijkheid van de Klant om een geldige grondslag voor instructies te hebben, verplichte informatie te geven en ervoor te zorgen dat het gebruik van de Service voldoet aan toepasselijke wetgeving.

Bijlage A: details van de verwerking

Deze bijlage beschrijft de verwerking waarop deze overeenkomst ziet.

Onderwerp en duur

• Het leveren, ondersteunen en beveiligen van de Modou Service
• Gedurende het actieve abonnement van de Klant en de verwijderperiode uit sectie 9

Aard en doel

• Het hosten en beheren van het account en de werkruimte van de Klant
• Het openen van door de Klant toegestane verbonden tools om gevraagde of goedgekeurde agentacties uit te voeren
• Het genereren, opslaan en tonen van analyses, aanbevelingen, concepten en activiteitsgegevens

Soorten persoonsgegevens

• Account en werkruimtegegevens, zoals namen, functies en contactgegevens
• Persoonsgegevens die de Klant opneemt in verbonden tools, instructies, bestanden en agentoutput
• Technische en beveiligingsgegevens die nodig zijn om de Service te leveren

Betrokkenen

• Gebruikers, medewerkers, opdrachtnemers en gemachtigde vertegenwoordigers van de Klant
• Contactpersonen, klanten, prospects, leveranciers en andere mensen van wie de Klant gegevens in toegestane verbonden tools plaatst

Bijzondere persoonsgegevens

• De Service is niet ontworpen om bijzondere persoonsgegevens nodig te hebben. De Klant mag ze alleen verstrekken als daarvoor een geldige grondslag is, alle verplichte informatie is gegeven en de benodigde waarborgen vooraf schriftelijk met Modou zijn afgesproken.