Deze verwerkersovereenkomst vult de Servicevoorwaarden van Modou aan. Deze geldt wanneer Modou persoonsgegevens van de Klant namens de Klant verwerkt om de Service te leveren.
1. Rollen en reikwijdte
Voor persoonsgegevens van de Klant die via de Service worden verwerkt, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Modou de verwerker. De Klant bepaalt waarom en hoe die persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder welke verbonden tools en acties je toestaat.
Modou is alleen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die nodig zijn voor de eigen bedrijfsvoering, zoals accountbeheer, facturering, wettelijke verplichtingen en beveiliging. Deze verwerking staat in het Privacybeleid.
2. Gedocumenteerde instructies
Modou verwerkt persoonsgegevens van de Klant alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant, waaronder de Servicevoorwaarden, deze overeenkomst en instructies die je via de Service geeft. Als een instructie volgens Modou in strijd lijkt met toepasselijke privacywetgeving, meldt Modou dat aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.
Modou mag persoonsgegevens van de Klant verwerken wanneer EU-recht of het recht van een lidstaat dat verplicht. In dat geval informeert Modou de Klant vóór de verwerking, tenzij de wet een melding verbiedt.
3. Vertrouwelijkheid
Modou zorgt dat mensen die persoonsgegevens van de Klant mogen verwerken gebonden zijn aan geheimhouding of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen. Toegang is beperkt tot mensen die de gegevens nodig hebben om de Service te leveren, beveiligen of ondersteunen.
4. Beveiliging
Modou neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van de Klant te beschermen. Daarbij houdt Modou rekening met de aard van de verwerking en de betrokken risico's.
- Versleuteling tijdens transport binnen de Service
- Toegangscontroles die gebruikers beperken tot data van hun eigen account
- Gecontroleerde omgang met autorisatietokens van verbonden tools
- Beveiligingscontroles en tijdige beveiligingspatches
5. Subverwerkers
De Klant geeft Modou algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die nodig zijn om de Service te leveren. Modou blijft verantwoordelijk voor de privacyverplichtingen van die subverwerkers.
Modou houdt de actuele lijst van dienstverleners bij in het Privacybeleid. Voordat Modou een subverwerker toevoegt of vervangt die persoonsgegevens van de Klant wezenlijk raakt, meldt Modou dat binnen een redelijke termijn vooraf via de Service, per e-mail of op deze pagina. De Klant mag binnen die termijn een redelijk privacybezwaar maken.
6. Hulp bij privacyverplichtingen
Met inachtneming van de aard van de verwerking helpt Modou de Klant in redelijke mate bij het reageren op verzoeken van mensen die hun privacyrechten uitoefenen. De Klant blijft verantwoordelijk voor het beantwoorden van die verzoeken.
Modou verstrekt ook redelijke informatie en hulp voor gegevensbeschermingseffectbeoordelingen van de Klant, voorafgaand overleg met toezichthouders en andere verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, voor zover de hulp betrekking heeft op de Service en wettelijk nodig is.
7. Datalekken
Wanneer Modou te weten komt dat er een datalek is waarbij persoonsgegevens van de Klant betrokken zijn, informeert Modou de Klant zonder onredelijke vertraging. Modou deelt de informatie die redelijkerwijs beschikbaar is, zodat de Klant aan eigen meldplichten kan voldoen.
8. Internationale doorgiften
Persoonsgegevens van de Klant worden opgeslagen in de EU waar dat in het Privacybeleid is beschreven. Sommige dienstverleners, waaronder AI-aanbieders, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als voor een doorgifte een waarborg uit hoofdstuk V AVG nodig is, gebruikt Modou een passende rechtmatige doorgiftemethode.
9. Teruggave en verwijdering
Aan het einde van de Service kan de Klant zijn gegevens exporteren waar de Service die mogelijkheid biedt. Wordt het account verwijderd, dan verwijdert Modou de login en het profiel meteen, samen met bestanden die bij geen enkel project horen. Projectdocumenten (tekeningen, bestekken, modellen, prijsbestanden, calculaties en exports) bewaart Modou nog maximaal 24 maanden nadat het account is verwijderd. Daarna verwijdert Modou ze, inclusief de bestanden. Vraagt de Klant schriftelijk via hi@modou.io om eerdere verwijdering, dan verwijdert Modou ze binnen 30 dagen, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist.
Resterende kopieën in beveiligde back-ups worden afgeschermd en verwijderd volgens de normale back-upcyclus. Modou herstelt persoonsgegevens van de Klant niet uit een back-up, behalve wanneer dat nodig is voor herstel na een storing of voor een wettelijke verplichting.
10. Informatie en audits
Modou stelt informatie die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen ter beschikking van de Klant. Na een redelijke schriftelijke aankondiging mag de Klant een audit uitvoeren of een onafhankelijke auditor aanwijzen, niet vaker dan eenmaal per periode van 12 maanden, tenzij een wezenlijk incident of toezichthouder iets anders vereist.
Audits vinden plaats tijdens normale kantooruren, veroorzaken geen onredelijke verstoring, beschermen de vertrouwelijke informatie van andere klanten en volgen de redelijke beveiligingseisen van Modou. De Klant draagt de kosten van een audit, behalve wanneer de audit een wezenlijke schending door Modou van deze overeenkomst aantoont.
11. Looptijd en voorrang
Deze overeenkomst begint wanneer de Klant de Service gebruikt en blijft gelden zolang Modou persoonsgegevens van de Klant verwerkt. Is deze overeenkomst op het punt van gegevensverwerking strijdig met de Servicevoorwaarden, dan heeft deze overeenkomst op dat punt voorrang.
Deze overeenkomst vermindert niet de verantwoordelijkheid van de Klant om een geldige grondslag voor instructies te hebben, verplichte informatie te geven en ervoor te zorgen dat het gebruik van de Service voldoet aan toepasselijke wetgeving.
Bijlage A: details van de verwerking
Deze bijlage beschrijft de verwerking waarop deze overeenkomst ziet.
- Onderwerp en duur
- Het leveren, ondersteunen en beveiligen van de Service van Modou
- Zolang het account van de Klant bestaat en, na verwijdering van het account, gedurende de periode uit sectie 9
- Aard en doel
- Het hosten en beheren van het account en de werkruimte van de Klant
- Het openen van door de Klant toegestane verbonden tools om gevraagde of goedgekeurde agentacties uit te voeren
- Het genereren, opslaan en tonen van analyses, aanbevelingen, concepten en activiteitsgegevens
- Soorten persoonsgegevens
- Account- en werkruimtegegevens, zoals namen, functies en contactgegevens
- Persoonsgegevens die de Klant opneemt in verbonden tools, instructies, bestanden en agentoutput
- Technische en beveiligingsgegevens die nodig zijn om de Service te leveren
- Betrokkenen
- Gebruikers, medewerkers, opdrachtnemers en gemachtigde vertegenwoordigers van de Klant
- Contactpersonen, klanten, prospects, leveranciers en andere mensen van wie de Klant gegevens in toegestane verbonden tools plaatst
- Bijzondere persoonsgegevens
- De Service is niet ontworpen om bijzondere persoonsgegevens nodig te hebben. De Klant mag ze alleen verstrekken als daarvoor een geldige grondslag is, alle verplichte informatie is gegeven en de benodigde waarborgen vooraf schriftelijk met Modou zijn afgesproken.